Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10§

1. Rekisterinpitäjä

Kannelmäen Voimistelijat ry
y-tunnus: 1453922-6
Klaneettitie 6-8 A, 00420 Helsinki
puh. 050 505 1578
info@kannelmaenvoimistelijat.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja / tai yhteyshenkilö

Pauliina Kujansuu 040 825 7809

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja ilmoittautumisrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yhdistyslain 11 § mukainen luettelo seuran jäsenistä.
Jäsenasioista ja seuran muusta toiminnasta tiedottaminen.
Laskujen ja maksujen seuranta.
Tilastotietojen kokoaminen jäsenrakenteesta ja liikuntaryhmiin osallistuvista mm. seuran toimintaa liittyvien avustusten hakemista varten.

5. Rekisterin tietosisältö
Pakolliset tiedot:

Rekisteröidyn täydellinen nimi, kotipaikka, yhteystiedot, syntymäaika ja sukupuoli ja muut rekisteröidyn itse ylläpitämät tiedot. Muut ryhmän, kurssin tai tapahtuman järjestämiseksi tarvittavat tiedot, jotka ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä.

Muu sisältö:

Lasku-, maksu- ja liikuntaryhmätiedot kausittain.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityvien itse ylläpitämät tiedot.

7. Säännönmukaiset tietojenluovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutuksen järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.

Seura voi luovuttaa viranomaisille rekisterin tietoja lain tai muiden määräyksien niin vaatiessa.

Seura luovuttaa ohjaajalle tunnin osallistujalistan, josta selviää tunnille osallistuvan nimi, mahdollisen huoltajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Jäsenen antamalla erillisellä suostumuksella nimi- ja osoitetietoja voidaan käyttää Suomen Voimisteluliiton tai kolmansien osapuolien tiedotus- ja markkinointitarpeisiin. Jäsen ylläpitää suostumustiedot itse.

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tietosuojaselosteen mukaisesti.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Hoika-järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Seuran jäsenrekisterivastaava vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvonnasta.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Kannelmäen Voimistelijoiden ulkouolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

ATK:lle tallennetut tiedot
Rekisterin käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Seuran jäsenrekisteristä vastaava ylläpitää käyttäjätunnuksia. Palvelimet sijaitsevat palvelinkeskuksessa, lukitulla alueella, johon pääsy vaatii erillisen kulkuoikeuden tai kulkuoikeudellisen saattajan.

Manuaaliset listaukset
Kaikki tulostettuja henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Jäsentiedot säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on Kannelmäen Voimistelijat ry:n jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat tiedot

– vaatia epätarkan tai virheellisen henkilötiedon oikaisua tai tietojen täydentämistä

– vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu)

– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

– vaatia henkilötietojensa rajoittamista

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Kannelmäen Voimistelijat ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöä kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Kannelmäen Voimistelijat ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Oikeus valittaa viranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

12. Seuraus mikäli tietoja ei luovuta

Sopimusta ei voida toteuttaa ilman kohdassa viisi mainittujen pakollisten tietojen luovuttamista.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä rekisteriselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen info@kannelmaenvoimistelijat.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti osoitteeseen Klaneettitie 6-8 A, 00420 Helsinki.

Tätä rekisteriselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 5.2.2024.